إدارة موجودات نظم المعلومات في مستشفيات الكويت .. الآية المقلوبة

" الآية مقلوبة " ..

هي عبارة نطلقها في معرض تعليقنا على ظاهرة معينة ليست في محلها خصوصا تلك الظواهر التي تكون على النقيض تماما من الوضع الطبيعي.

الرسم البياني أعلاه هو لإحدى الإسئلة التي طرحت في استفتاء نشرت نتائجه في المؤتمر الخليجي للطب النووي 2013.  السؤال يقول "من هو المسئول عن جرد ممتلكات القسم الطبي من أجهزة وبرمجيات خاصة بنظم المعلومات؟ ". فكانت النتيجة كما ترون في الشكل البياني اعلاه.

الإستبيان
4% أجابوا بأن لايوجد هناك أي نوع من الجرد لأجهزة وبرمجيات نظم المعلومات في القسم الطبي.

13% أجابوا بأن المسئول هو قسم نظم المعلومات (رغم أن لاوجود لقسم المعلومات. على ارض الواقع في مستشفيات وزارة الصحة )

30% أجابوا أن المسئول هو مدير شبكة الباكس (إختصاصي المعلومات في قسم التصوير الطبي)

52% قالوا بان مزود النظام (او مزود الخدمة) هو المسئول عن الجرد!

اذاً وبدون لف ودوران ، عندما يعتقد اكثر من نصف المستفتين بان عمليات ادارة الموجودات (Inventory System) وجردها ومراقبة حركتها وصيانتها هي مسئولية الشركة مزودة الخدمة !!
لذا فإنني اقولها بالفعل بان الاية مقلوبة في بعض مستشفياتنا. اذ ان هذه العمليات هي احدى العمليات التي عادة لاتوكل الى جهة خارجية ثالثة لارتباطها الوثيق بالنظام الاداري والمحسابي الدقيق والمحدد.

المشكلة
إيكال مهمة ادارة موجودات نظم المعلومات في اقسام التصوير الطبي على سبيل المثال للشركات المزودة لنظام الباكس هو امر غير سليم. و أثارهذه المشكلة هي كالتالي:

1. الاجهزة والبرمجيات المطلوب حصرها هي من ممتلكات القسم الطبي والمستشفى فلماذا يقوم مزود الخدمة باجراء هذه الخدمة على اكمل وجه ، وبدون مقابل ، وبامانة وصدق؟! 
2. هذه المهمة ليست من الصلاحيات المتفق عليها في عقد توفير الخدمة ، ولذلك فإن هذا سيكون مدعاة للفوضى و منطقة رمادية مثيرة للمشاكل بصورة مستمرة.
3. على أرض الواقع إدارة الموجودات في القسم الطبي يديرها القسم نفسه و يوثقها قسم ورشة الهندسة الطبية أو قسم نظم المعلومات خصوصا لأجهزة الكمبيوتر التي وفرها قسم نظم المعلومات من البداية. وعدم وضوح المسئولية وتشارك قسمان مختلفان فيها هو سبب للربكة وسوء الإدارة.

جذور المشكلة

للمشكلة سببان:

1. لازالت البنية التحتية لنظم المعلومات في أغلب الأقسام الطبية تزود من قبل مزود نظام المعلومات الطبية (كمبيوترات - شبكة - طابعات - سكانرات - سيرفرات - برامج حماية - دومين كونترول) ، ولازالت عقود صيانة هذه النظم ومراقبة عملياتها تتبع قسم الهندسة الطبية.  وللأسف فإن إدارة الهندسة الطبية في المستشفى ليست ذات خبرة كافية في التعامل مع أنظمة المعلومات وإدارتها.
2. ولنفس السبب السابق فإن هناك خللا في نظام الجرد لنظم المعلومات. حيث إن إدارة الهندسة الطبية لاتجرد كل جهاز بل تتعامل مع جميع أجزاء نظام المعلومات على أنه جزء واحد (تقريبا) وتحت عقد واحد (تقريبا) ، وعليه بإمكانكم تخيل المشكلة. فكل جهاز كمبيوتر يتعطل أو طابعة أو جزء من الشبكة فإن ذلك قد يعد عطلا للنظام بأكمله (حسب الأوراق الرسمية) بالإضافة إلى أن التعامل مع النظام ككل كجهاز واحد مسجل تحت رقم جرد واحد فإن ذلك يعني أن المستشفى مجبر على التعاقد مع مزود خدمة واحد.
3. في الحقيقة كانت هناك محاولات لايكال مهمة جرد وإدارة موجودات نظم المعلومات لإدارة المعلومات في بعض المستشفيات ، ولكن هذه المهمة فشلت بسبب رجوع ملكية هذه الموجودات لجهة تختلف عن الجهة التي تدير هذه الموجودات.

الحلول

1. يجب أن تنقل ملكية نظم المعلومات وأجهزتها إلى قسم نظم المعلومات في المستشفى سيما بنية المعلومات التحتية كأجزاء الشبكة الإلكترونية ، الدومين كونترول ، الكمبيوترات ، الطابعات ، وأجهزة التخزين ، وتبقى ملكية أجهزة وبرامج التشخيص وشاشات العرض الطبية تحت ملكية القسم الطبي قسم التجهيزات الطبية.
2. كل جهاز في عهدة المستشفى يجب تسجيله في نظام الجرد وكشوفها حتى الطابعات وأجهزة الكمبيوتر لتلافي الضياع والتلف والتلاعب وإدارة الصيانة.
3. يجب أن توكل عقود الصيانة والدعم الفني كل حسب إختصاصه. فعلى سبيل المثال: عقد إدارة ومتابعة وصيانة الشبكات توكل لشركات متخصصة في الشبكات وليس بالضرورة لشركات الأجهزة الطبية لأنها شركات مختصة وتمتلك خبرة أكبر في التعامل مع نظم المعلومات.
4. إنشاء مركز اتصال لأعطال أنظمة المعلومات (HelpDesk/Call Center) تابع للمستشفى ككل وهو المسئول عن تغطية الدعم الفني لأي جهاز في نظام المعلومات ، وهو المسئول عن توزيع أوامر التصليح وتحويلها إلى الجهة المختصة والشركة المقدمة لخدمة الدعم الفني ويجب أن يعمل هذا المركز على مدار الساعة.
5. الحلول أعلاه سوف تفرغ اختصاصصي المعلومات الصحية ومنهم مدير شبكة الباكس لمهام عمله الأصلية وهي إدارة المعلومات الصحية وإدارة جودتها والتدريب وإدارة مشاريع التطوير والدعم الفني للترابط بين "الأجهزة الطبية".
6. تفعيل نظم معلومات إدارة الموجودات (Inventory Management Systems) والتي قد توجد في نظام واحد مع نظام معلومات الأعطال ومنها على سبيل المثال نظام شركة (SysAid Technologies) الذي يحتوي على أجزاء عديد لإدارة نظم المعلومات ومنها: إدارة الموجودات - نظام تلقي الأعطال - نظام قاعدة بيانات الأعطال - نظام إدارة جودة قسم المعلومات - إلخ..