إدارة موجودات نظم المعلومات في مستشفيات الكويت .. الآية المقلوبة

" الآية مقلوبة " ..

هي عبارة نطلقها في معرض تعليقنا على ظاهرة معينة ليست في محلها خصوصا تلك الظواهر التي تكون على النقيض تماما من الوضع الطبيعي.

الرسم البياني أعلاه هو لإحدى الإسئلة التي طرحت في استفتاء نشرت نتائجه في المؤتمر الخليجي للطب النووي 2013.  السؤال يقول "من هو المسئول عن جرد ممتلكات القسم الطبي من أجهزة وبرمجيات خاصة بنظم المعلومات؟ ". فكانت النتيجة كما ترون في الشكل البياني اعلاه.

الإستبيان
4% أجابوا بأن لايوجد هناك أي نوع من الجرد لأجهزة وبرمجيات نظم المعلومات في القسم الطبي.

13% أجابوا بأن المسئول هو قسم نظم المعلومات (رغم أن لاوجود لقسم المعلومات. على ارض الواقع في مستشفيات وزارة الصحة )

30% أجابوا أن المسئول هو مدير شبكة الباكس (إختصاصي المعلومات في قسم التصوير الطبي)

52% قالوا بان مزود النظام (او مزود الخدمة) هو المسئول عن الجرد!

اذاً وبدون لف ودوران ، عندما يعتقد اكثر من نصف المستفتين بان عمليات ادارة الموجودات (Inventory System) وجردها ومراقبة حركتها وصيانتها هي مسئولية الشركة مزودة الخدمة !!
لذا فإنني اقولها بالفعل بان الاية مقلوبة في بعض مستشفياتنا. اذ ان هذه العمليات هي احدى العمليات التي عادة لاتوكل الى جهة خارجية ثالثة لارتباطها الوثيق بالنظام الاداري والمحسابي الدقيق والمحدد.

المشكلة
إيكال مهمة ادارة موجودات نظم المعلومات في اقسام التصوير الطبي على سبيل المثال للشركات المزودة لنظام الباكس هو امر غير سليم. و أثارهذه المشكلة هي كالتالي:

1. الاجهزة والبرمجيات المطلوب حصرها هي من ممتلكات القسم الطبي والمستشفى فلماذا يقوم مزود الخدمة باجراء هذه الخدمة على اكمل وجه ، وبدون مقابل ، وبامانة وصدق؟! 
2. هذه المهمة ليست من الصلاحيات المتفق عليها في عقد توفير الخدمة ، ولذلك فإن هذا سيكون مدعاة للفوضى و منطقة رمادية مثيرة للمشاكل بصورة مستمرة.
3. على أرض الواقع إدارة الموجودات في القسم الطبي يديرها القسم نفسه و يوثقها قسم ورشة الهندسة الطبية أو قسم نظم المعلومات خصوصا لأجهزة الكمبيوتر التي وفرها قسم نظم المعلومات من البداية. وعدم وضوح المسئولية وتشارك قسمان مختلفان فيها هو سبب للربكة وسوء الإدارة.

جذور المشكلة

للمشكلة سببان:

1. لازالت البنية التحتية لنظم المعلومات في أغلب الأقسام الطبية تزود من قبل مزود نظام المعلومات الطبية (كمبيوترات - شبكة - طابعات - سكانرات - سيرفرات - برامج حماية - دومين كونترول) ، ولازالت عقود صيانة هذه النظم ومراقبة عملياتها تتبع قسم الهندسة الطبية.  وللأسف فإن إدارة الهندسة الطبية في المستشفى ليست ذات خبرة كافية في التعامل مع أنظمة المعلومات وإدارتها.
2. ولنفس السبب السابق فإن هناك خللا في نظام الجرد لنظم المعلومات. حيث إن إدارة الهندسة الطبية لاتجرد كل جهاز بل تتعامل مع جميع أجزاء نظام المعلومات على أنه جزء واحد (تقريبا) وتحت عقد واحد (تقريبا) ، وعليه بإمكانكم تخيل المشكلة. فكل جهاز كمبيوتر يتعطل أو طابعة أو جزء من الشبكة فإن ذلك قد يعد عطلا للنظام بأكمله (حسب الأوراق الرسمية) بالإضافة إلى أن التعامل مع النظام ككل كجهاز واحد مسجل تحت رقم جرد واحد فإن ذلك يعني أن المستشفى مجبر على التعاقد مع مزود خدمة واحد.
3. في الحقيقة كانت هناك محاولات لايكال مهمة جرد وإدارة موجودات نظم المعلومات لإدارة المعلومات في بعض المستشفيات ، ولكن هذه المهمة فشلت بسبب رجوع ملكية هذه الموجودات لجهة تختلف عن الجهة التي تدير هذه الموجودات.

الحلول

1. يجب أن تنقل ملكية نظم المعلومات وأجهزتها إلى قسم نظم المعلومات في المستشفى سيما بنية المعلومات التحتية كأجزاء الشبكة الإلكترونية ، الدومين كونترول ، الكمبيوترات ، الطابعات ، وأجهزة التخزين ، وتبقى ملكية أجهزة وبرامج التشخيص وشاشات العرض الطبية تحت ملكية القسم الطبي قسم التجهيزات الطبية.
2. كل جهاز في عهدة المستشفى يجب تسجيله في نظام الجرد وكشوفها حتى الطابعات وأجهزة الكمبيوتر لتلافي الضياع والتلف والتلاعب وإدارة الصيانة.
3. يجب أن توكل عقود الصيانة والدعم الفني كل حسب إختصاصه. فعلى سبيل المثال: عقد إدارة ومتابعة وصيانة الشبكات توكل لشركات متخصصة في الشبكات وليس بالضرورة لشركات الأجهزة الطبية لأنها شركات مختصة وتمتلك خبرة أكبر في التعامل مع نظم المعلومات.
4. إنشاء مركز اتصال لأعطال أنظمة المعلومات (HelpDesk/Call Center) تابع للمستشفى ككل وهو المسئول عن تغطية الدعم الفني لأي جهاز في نظام المعلومات ، وهو المسئول عن توزيع أوامر التصليح وتحويلها إلى الجهة المختصة والشركة المقدمة لخدمة الدعم الفني ويجب أن يعمل هذا المركز على مدار الساعة.
5. الحلول أعلاه سوف تفرغ اختصاصصي المعلومات الصحية ومنهم مدير شبكة الباكس لمهام عمله الأصلية وهي إدارة المعلومات الصحية وإدارة جودتها والتدريب وإدارة مشاريع التطوير والدعم الفني للترابط بين "الأجهزة الطبية".
6. تفعيل نظم معلومات إدارة الموجودات (Inventory Management Systems) والتي قد توجد في نظام واحد مع نظام معلومات الأعطال ومنها على سبيل المثال نظام شركة (SysAid Technologies) الذي يحتوي على أجزاء عديد لإدارة نظم المعلومات ومنها: إدارة الموجودات - نظام تلقي الأعطال - نظام قاعدة بيانات الأعطال - نظام إدارة جودة قسم المعلومات - إلخ..

Recent FDA Recalls for Health IT

GE Healthcare, LLC - Xeleris 2 Processing & Review Workstation - Class 2 Recall

Reason for Recall: Myocardial Perfusion Imaging induced artifacts

Vital Images, Inc. - Vitrea CT MultiChamber Cardiac Functional Analysis application on Vitrea 

version 5.2 - Class 2 Recall

Reason for recall:   Wrong nurmerical values with CT mult-chamber cardiac functional analysis application

GE Healthcare, LLC - GE Healthcare, AW Server. - Class 2 Recall

Reason for recall: Different patient data showing on different patient images when multiple users logged in.

GE Healthcare, LLC - Muse v7 - Class 2 Recall  

(Available in Kuwait, Saudi Arabia)

Reason for recall: System showing incorrect medication.

Philips Medical Systems (Cleveland) Inc - Intellispace Portal (ISP) Philips Medical Systems (Cleveland), Inc., - Class 2 Recall

Reason for recall:   Review monitor showing previous patient images after scrolling to new patient.

Want to know more about FDA Recalls and FDA recall database? Follow the link below

http://q8pacs.blogspot.com/2009/03/fda-recall-database.html

مقابلة إذاعية حول النادي الكويتي لنظم معلومات التصوير الطبي

مقابلة إذاعية حول النادي الكويتي لنظم معلومات التصوير الطبي في برنامج السيف ، إذاعة الكويت البرنامج الثاني ، بتاريخ 10-04-2013.

لقاء إذاعي حول النادي الكويتي لنظم معلومات التصوير الطبي

لقاء إذاعي على الهواء مباشرة مع د. سلوى حيدر ، حمد درويش ، حسين الصايغ
حول :     النادي الكويتي لنظم معلومات التصوير الطبي
أدار الحوار:   أحمد درويش - مشاعل الزنكوي

تأسيسه - أعضاؤه - أهدافه وتطلعاته .. المعوقات التي تواجه تطوير نظم المعلومات في مستشفيات وزارة الصحة - غياب وظيفة اختصاصي المعلومات ومدير شبكة المعلومات الصحية.

PACS in FDA Context

A talk given during KMIC2012 By Hanan AlAwadi & Hussein AlSayiegh

PACS in the Emergency Department

PACS in the Emergency Department... - An interview By Hussein AlSayiegh
Dr. Anwar AL-Awadhi anwar.alawadhi@q8health.org	· PACS in the Emergency Department is a crucial tool. · PACS in ER provides speed, accuracy, availability, cost effective health care access, management, delivery and quality improvement. · Generally; X- Rays in the trauma slots can be obtained within 20-30min from request time. · PACS: is moving towards, and should be more user-friendly.
A crucial tool in the ER. PACS in the Emergency Department is a crucial tool in the daily practices of an Emergency Physicians. "Time = Tissue". Tissues could be heart, brain or skeletal muscles and so on in Emergency Medicine. Thus, PACS in the last few years has shifted the speed of availability of the studies, accuracy, and the reduction in costs on the long run, for imaging in the ED. Patient walk in to the ED, gets evaluated by and EM physician, decision is made on what radiological studies to be performed. The patient is then sent immediately to the X-Ray, CT, MRI or Nuclear Medicine Department. Results get uploaded to the radiologist screen whether in the hospital or off the medical campus, and then he/she will view, dictate and upload their results in PACS so the ED physician could view them on the spot. This led to more accurate and swift access to imaging and their results, which in turn has lead to the improvement in the quality of patient treatment and care.			PACS lead to more accurate swift access to images and results in ER.
Do you make requests for imaging procedures electronically? Yes, but if the system goes down, then it is back to paper requests.			Plan (B) if eReq. Is down, paper requests are ready.
How do you get notified if your patient images are available and ready for you to read from PACS? Only if there are significant abnormalities, like bleeding, pneumothorax (air in the lungs) and so on, the Radiologist calls over the phone to the ER or pages the physician over head and documents in PACS the name and title of the ER physician who has received the abnormal results so as the date & time too.			In significant cases, ER physician is contacted on the phone and is noted on PACS.
How is the PACS setup in the emergency room? Some ERs had the mobile viewers and others that I've worked at, had the Viewing PCs. Both off which worked as well. Actually, The viewer PC lasted longer and was easier to be maintained.			Viewing desktop PCs lasted longer than mobile viewers and were easier to be maintained.
Is your viewing PCs having medical quality monitors? So and so. Most are Dell, Siemens, Philips and General Electric. Dell predominates and I think it is one of the best and most user friendly monitors.			Diagnostic quality monitors are available in the ER.
Do you often use processing tools on your viewer? What are you still missing from that? Yes all have been used, so as comparing old and new pictures on side to side screens. Organ windows are used too, like bone window lung window and so on. Some has the 3-D recon, which is the new state of the art imaging, but some don't have it.			In ER, physicians use preset windows levels In ER, you can find 3D recon. Workstations.
What is the expected time until image ready in ER (i.e., for Trauma cases)? Depends on how many traumas are received and how critically their conditions are, which will lead to how many tests are needed to be done and uploaded to PACS. In general the X-Rays in the trauma slots are within 20-30 min and other images like CTs are within 60-90mins to get the final diagnosis.			Expected time for CT images are within 60-90mins from request time.
What is the effect on patient's safety if images from PACS where delayed? Delayed images might lead to the mixing of results with other patients and ultimately some patients might receive the wrong treatment. Some times EM physicians have to look and interpret the results themselves without waiting for the final report from the radiologist, so they use the ones already uploaded in PACS or hard copies if available.			Some patients might receive wrong treatment due to the delays in the delivery of images into PACS.
How the delay in the upload of images, might lead to the mix up in patients ultimate care? Delayed images might compromise patients safety when, for example: 1. A patient might have an image before for hip or knee reduction for dislocation in the ER, and another image post reduction. When there is a delay, the ER Physician might have to go back to repeat the procedure if some of the images were uploaded as post reduction time, but in fact were the pre-reduction ones. 2. Injection of a contrast to rule out J-tube or G-tube leaks in the ER. Images pre and post contrast injection are taken, but the inaccurate timing and sequence of taking those images might lead to the non confirmation and/or the inaccurate interpretation of whether there is a leak or not. 3. Bowel perforation. STAT (immediate) orders in the ER are placed in the computer, but the requests that are being printed in the radiology department might be performed few hours later due to miscommunications or other technical issues, which in turns might lead to the delay in treatment, quality of care and ultimately; the patient disposition in the ER. Those delays can be avoided by better communication methods between the ordering the performing departments and staff.			Examples issues leading to patient safety concerns. · Mixing pre and post condition images. · Delayed Images can pose life threat.
As an ER physician, what are the difficulties you are facing with PACS? 1. PACS should be more user-friendly, i.e. can search a patient through their names, medical records, Civil I.D or other identifiable data as much as possible and not to restrict the search to one or two identifiable. 2. Images should be easily uploaded to the radiologist screens both at the medical campus and at their offices. 3. Online access, so when physicians are not at the medical center, they could login and follow up their patients from a remote access point. 4. Improve the security of those data. 5. Innovation in the security and the confidentiality of the retrieved images when used for medical conferences and meetings. NO patient identifiable data could be allocated. This can be done by removing the name, I.D and other identifiable data, so the meant to be used images protect the confidentiality of the patients and his/her records.			Difficulties, · No search flexibility. · No access for ER from home. · Not enough data security.

Further Readings.

1. J Accid Emerg Med 2000;17:180-184 doi:10.1136/emj.17.3.180

2. PACS Powers the Emergency Department

3. PACS Under Pressure

Calculating your PACS storage capacity

I came through a nice table in a presentation from SIIM (society of Imaging Informatics in Medicine) which was showing typical image size and typical full study size for different digital images of different modalities in Radiology. See Table above.
This table will help in estimating the needed PACS storage. From your calculation of No. of exams/day, you can estimate the amount of storage you consume daily and then multiply this by the typical size of each study you will then get the your daily storage consumption (just like the calculation of film consumption in the old days.)
For example, if your department makes 15 CT SCAN cases a day, and by assuming that your study makes 1000 slices per study then each study will comsume around 1GB (assuming your CT is a new one with 1024x1024 image matrix).

Thus, 15 CT cases = 15 GB (per day)
15 GB/day = 15 x (30 working days) = 450 GB / Month
450 GB/Month = 450 x 12 (months a year) = 5400 GB = 5.27 TB

Thus, CT SCAN machine doing 15 cases/day will need a storage of ~ 5 27 TB/year.


Note. PACS admin should anticipate the department growth when using this calculation to estimate the PACS storage needed.

How to install/Configure KPACS (free PACS)

/>

What is K-PACS?
K-PACS a windows based Workstation and a powerful DICOM tool which is provided free of charge.

Dr. med. Andreas Knopke is the author of this impressive software. Dr. Andreas developed a website for his great project to help others find out and download his software. You can visit K-PACS at http://www.k-pacs.de/

K-PACS Ranking
According to http://www.idoimaging.com/, K-PACS ranked second after Osirix (table 1)based on No. of visits to the site among many Medical
Imaging tools.

Table 1: Ranking based on No. visits to site.

Where to download from?
You can download K-PACS for free at: http://www.k-pacs.de/10555.html.
To download this tool you need to register first and then you will be eligible to download. Latest version of this software is V. 1.6.0 which has a downloadable size of 7.1 Mb while V.1.0.1 has a size of 5Mb only.
If you need any help downloading this tool we will be very glad to help you do so. Just contact me at: Q8pacs@gmail.com.

How to install ?

To read more about the full instructions of installation and configuration of KPACS you can open this link. Click Here !